Organiser un évènement à succès

Un événement doit avoir des objectifs afin de mesurer le succès. Il doit avoir des objectifs numériques (participation du public, fonds collectés, signatures des co-parrains) ainsi que des objectifs non numériques (éducation de la communauté sur la question, sensibilisation à la campagne, célébration d’une victoire).

Avant de planifier un événement, vous devez être en mesure d’énoncer clairement votre objectif :  « Gagner 40 nouveaux co-parrains » ou « Produire 35 lettres manuscrites à notre représentant élu« . Toutes les autres décisions concernant votre événement doivent être prises en gardant cet objectif à l’esprit.

1. Logistique

Type d’événement : Il existe de nombreux formats différents pour un événement réussi. Le choix du format dépend, en partie, de votre objectif, qui est d’éduquer ou de motiver. Si votre objectif est d’éduquer, un débat ou une table ronde est un moyen intéressant de fournir des informations.  Un seul orateur ou la projection d’une vidéo sur la lutte contre la corruption permet une présentation à forte résonance émotionnelle qui motivera votre public. Si vous souhaitez organiser des événements plus créatifs, comme une action directe, parlez avec votre collaborateur pour faire un brainstorming d’idées, il pourra vous proposer une animation évènementielle innovante et originale comme une structure gonflable évènementielle.

Co-animateurs / co-parrains : La collaboration avec une autre organisation pour co-animer ou co-sponsoriser votre forum offre plusieurs avantages. La collaboration permet de disposer d’une plus grande réserve de ressources et de participants potentiels. Il peut en résulter une perspective plus équilibrée ou plus diversifiée, ce qui est particulièrement important pour un débat. La section des co-parrains de l’événement ci-dessous comprend des suggestions d’organisations susceptibles d’accueillir conjointement l’événement. Si vous co parrainez l’événement, assurez-vous que vous avez les mêmes objectifs ou que leur vision de l’événement n’entre pas en conflit avec la vôtre.

Localisation : Le choix du lieu de votre événement dépend de la personne à laquelle vous souhaitez assister et de l’environnement particulier que vous souhaitez créer. Où les gens de votre communauté se réunissent-ils déjà ? Si vous faites la promotion de l’événement auprès du public, pensez à un endroit où les personnes de toute origine, religion ou identité sexuelle se sentiraient à l’aise. Si vous voulez encourager les fonctionnaires locaux ou d’autres dirigeants de la communauté à y assister, choisissez un lieu et un traiteur haute gamme qui leur conviendrait. Trouvez un espace suffisamment grand pour que vos invités se sentent à l’aise, mais pas trop grand pour que les gens puissent voir la présentation ou participer à une discussion de groupe. D’autres facteurs à prendre en compte lors du choix d’un espace sont le parking, l’accès aux transports publics et la distance que vos invités doivent parcourir pour s’y rendre. Il est bon de choisir un espace accessible aux fauteuils roulants.

2. Faire connaître votre événement

Connaissez votre public : Avant d’élaborer votre plan de publicité, décidez qui vous voulez voir participer à votre événement.

  • Personnel ou public : Si vous organisez un évènement en petit comité, des invitations personnelles sont la seule « publicité » dont vous aurez besoin, sous forme d’appels téléphoniques, d’invitations électroniques ou de notes écrites. Si vous recherchez un large public, bon nombre des techniques énumérées ci-dessous peuvent convenir.
  • Publicité payante : Si votre commission dispose de fonds, la publicité payante peut être une option. En connaissant le public visé, vous vous assurez que les ressources sont ciblées et bien utilisées. Même si une publication a un énorme lectorat, si seul un petit pourcentage de lecteurs fait partie de votre public cible, le coût n’en vaut pas la peine. Une publication plus petite avec un pourcentage élevé de lecteurs dans votre public cible représente une meilleure valeur.

Connaissez votre événement : Si vous organisez un grand événement public, assurez-vous que vous l’avez planifié de manière à ce qu’il intéresse le grand public. En quoi votre événement est-il unique ? Votre événement est-il lié à un événement d’actualité national ? Est-il lié à un événement plus important ou à une journée d’action ? Différents « angles » et produits tel qu’un emballage alimentaire réutilisable vous permettront de capter l’intérêt des participants potentiels et des médias, qui peuvent contribuer à sensibiliser le public à votre événement.

  • Faites votre plan : Après vous être concentré sur votre public et votre événement, vous êtes maintenant prêt à élaborer votre plan de publicité. Celui-ci doit comprendre un calendrier indiquant toutes les dates limites pertinentes, par exemple pour les publications (journaux, magazines, listes d’événements, etc.), ainsi que les « délais » requis pour l’impression et la distribution des dépliants, affiches, invitations et programmes.
  • Décidez de votre « look » : Tous vos supports doivent avoir un thème cohérent et partager des éléments de conception similaires qui mettent en valeur le message de votre événement.
  • Confiez cette tâche à un responsable : La publicité par comité est rarement réussie. Bien que plusieurs bénévoles puissent vous aider à accomplir des tâches, assurez-vous qu’une seule personne est responsable de l’exécution de votre plan.
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